効率の上がる書類、メール作成のTips

お世話になっております。ATJの山崎です。
本件、ご連絡いただきありがとうございます。
確認でき次第、追って連絡差し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。山崎健一

突然ですが、僕はこの文を秒速以上で書くことができます。1秒以内です。

 

今日は趣向を変えて、少しTipsを紹介します。

 

本来、僕はこういう類の、”物を教えます”みたいな情報を書くことは好きではないのですが。

方法は、これです。

パソコンの設定から、キーボードに行きまして、ユーザー辞書を活用しまくります。便宜的にこの写真ではかなり削除しましたが、僕はこのユーザー辞書に30通りくらいを登録しております。

 

 

なぜ、本来好きでもない、「教えます」的な事を書こうかと思ったかと言いますと、今よく売れている本で、『学びを結果に変えるアウトプット大全』をたまたま読んだのです。

その中に、僕も既にやっている方法と同じことが書いてあったので、「俺、もうやってるし・・」と、思いました。

それで、本になっているということは、もしかして、やってない人もたくさんいるのかなと、思ったのです。であれば、こちらで紹介しようと、思うに至ったというわけです。

読んだ本 ↓

学びを結果に変えるアウトプット大全 (Sanctuary books)
樺沢紫苑
サンクチュアリ出版
売り上げランキング: 102

 

仕事で書類を書いたり、メールを書いたりすることが多いと思いますが、このキーボード設定でユーザー辞書をあらかじめ自分用に、よく使うことを登録しておけば、仕事が爆速で早くなります。

この写真では消しましたが、普段は、

けいた → 携帯電話番号
かいじ → 会社の住所を〒から丸ごと
メール → メールアドレス

などなどなども登録しております。また、暗証番号系も一部登録しておりまして、ネットでログインするときなどにも使えます。

 

さらに、似たような事なのですが、Gmailの「返信定型文」機能を使いまくっています。

この機能で、よくつける署名も複数使い分けております。メールの署名機能ではなくて、gmailを使っている人は”返信定型文”で使えば、何通りも署名が登録できます。

例えば、初めてのメールの時はフル署名を、返信の時には名前と会社名のみの簡略署名を使うなどです。

クライアント向けや、候補者向けなども分けております。

これは既にやっている人も多いかもしれませんが、例えば、この、gmailの返信定型文には、こんなテンプレートを作っております。

 

1まさに転職を考えているので、案件を紹介してほしい
ーーご希望の日程やお時間帯→(例:平日の18時頃など複数)
ーー可能なお電話番号→
ーーメールアドレス→

2転職するかもしれないので話たい
ーーご希望の日程やお時間帯→
ーー可能なお電話番号→
ーーメールアドレス→

3転職するかもしれないので、メールで情報が欲しい
ーーメールアドレス→

4転職の予定はないけど、それで良いなら話しても良い
ーー可能な日程やお時間帯→
ーー可能なお電話番号→

5必要なし

 

これは、久しぶりに連絡する人や、初めて連絡する人に付け足したりする選択肢ですが、仕事柄よく使います。これも全部秒速でできます。いちいちどこかに保存してコピペなどをすることさえもしないです。

 

よくMRの嘆きの一つで、昔に比べて提出書類が増えたとか、内勤が増えたという事を聞くのですが、それは効率を少しでもよくすれば、スイスイできるかと思いますよ。

知っている人もたくさんいるのかも知れませんが、もしまだやっていなければ、ぜひやってみてください。

よく使うフレーズや、文、番号、などなど全て「返信定型文」に保存できますので。

僕は、自己紹介とか、会社のウェブのアドレスとか、会社の紹介文ですとか全て保存してあります。

 

 

MRは、外に行っている合間によくスタバとか、車の中とか、マックとかでパチパチパソコンやらなければならなかったりするかと思いますので、そういう隙間時間で仕上げなければならない書類などがある場合や、返信しなければならないメールがある人は、ぜひやりましょう。

もう既に、そんなの知っているよという人でしたら、ごめんなさい。

PC作業の効率も、求められるスキルですが、苦手意識さえ払拭すれば、意外と簡単です。

 

 

タイムマネジメントをして、営業効率に繋げましょう。

 

 

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